Kapitel 4 Kontext der Organisation

Aus QM für Zahnärzte
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4.1 Die Organisation und ihren Kontext verstehen[Bearbeiten]

  • In unserer Praxis haben wir folgende Punkte bei der Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems beachtet:
  • Patientenbehandlung (01-Termin) planen und terminieren
  • Patientenbehandlungplatz vorbereiten
  • Patientenbehandlungplatz nachbereiten
  • die Verfügbarkeit von Ressourcen prüfen und ggf. nachbestellen und prüfen
  • Lieferanten auswählen und überprüfen
  • Dentallabore auswählen und überprüfen
  • Prothetische Behandlung planen, ggf. KVA vom Labor einholen
  • Patientenberatung
  • Genehmigungspflichtige Behandlungen beantragen und Finanzkalkulation durchführen
  • Prothetische Arbeiten mit dem Dentallabor terminieren
  • Konsultation medizinischer Einrichtungen
  • Funktionsfähigkeit der Instrumente sicherstellen (Wartung, Prüfung)
  • Bearbeitung von Reklamationen (Patienten)
  • Mitarbeiterverwaltung: Arbeitszeit, Schulung, Arbeitsmedizinische Überwachung
  • Verwaltung, Abrechnung, Reklammation von KZV oder Krankenkasse
  • Analyse der Patientenzufriedenheit, der Lieferanten und des QM-Systems sowie Korrektur und Verbesserung


4.2 Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen interessierter Parteien[Bearbeiten]

a) Interessierte Pateien und b) deren Anforderungen:

  • Patienten: Beratung, Behandlung, Wartezeiten
  • Krankenkassen: Gebührenordnung, Formulare, Fristen
  • KZV: Abrechnungsbestimmungen, Fristen, Online-Portal,
  • Dentallabore: Formular und Versandbox, Übersicht Arbeitsschritt-Planung
  • Dentaldepots: Arbeitsnachweis mit Wartungsfristen (Zeitplan)
  • Lieferanten (Verbrauchsmaterial, Möbel usw.): Online-Portal, Verträge
  • Mitarbeiter: Arbeitsvertrag, Arbeitszeitnachweis, Personal-Akte

Die Überwachung und Überprüfung der relevanten Anforderungen wird in Prozessbeschreibungen (PB), Arbeitsanweisungen (AA) und Checklisten (CL) festgelegt.

4.3 Festlegung des Geltungsbereichs des Qualitätsmanagementsystems[Bearbeiten]

Ergänzend zu Kapitel 1 „Anwendungsbereich“ gilt dieses QM-System nur für Prozesse, die innerhalb der Zahnarztpraxis ablaufen! Die Arbeitsabläufe der Dentallabore, Dentaldepots und Lieferanten unterliegen eigenen QM-Systemen, auf die wir keinen Einfluss haben. Die Überwachung und Kontrolle bezieht sich lediglich auf den Ein- und Ausgang der Lieferungen. Einkommende und genehmigte HKP's werden noch einmal auf Richtigkeit kontrolliert (Richtigkeit der eigenen Aufstellung, Zuschussfaktor).

4.4 Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse[Bearbeiten]

4.4.1  Prozesse

a) Wichtige Prozesse werden im Teil 3 dieses QM-Handbuches beschrieben.

b) Wechselbeziehungen der Prozesse werden im Dokument Checkliste „Wechselwirkung der Prozesse“ beschrieben.

c) Arbeitsanweisungen und Checklisten gewährleisten den Betrieb und die Kontrolle der Prozesse.

d) Die benötigten Resourcen werden über die Checkliste „Materialliste“ überwacht.Bedarf werden sie per Internet bestellt. Gleiches gilt für Notfallmedikamente (Checkliste „Notfallmedikamentenliste“). Die Bestellung erfolgt hier über die Apotheke.

e) Die Verantwortlichkeiten und Befugnisse werden über die Checkliste "Zuständigkeiten", Checkliste “Organisationsdiagramm-Hygiene“ und Checkliste „Aufbereitungs- und Freigabeberechtigung“ definiert. Außerdem gelten die Checklisten „Bildungs- und Befugnismatrix X“. X steht für die jeweilige Mitarbeiterin.

f) Chancen und Risiken

g) Bewertungen und Vorgehen bei Abweichungen von Prozessen werden in Prozessbeschreibung "Lenkung von Fehlern", Prozessbeschreibung "Rückruf" und Prozessbeschreibung "Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen", den Arbeitsanweisungen „Meldung von Vorkommnissen“ und „Bericht über unerwünschte Arzneimittelwirkungen“ sowie den Checklisten „ Fehlermanagement“, „Fehlersammelliste-Maßnahmenplan“ und „Vorlage-Fehler“ beschrieben.

h) Zur Verbesserung dienen die Checklisten „Beschwerdemanagement“ und „Kundenzufriedenheit“ sowie „Managementbewertung“.

4.4.2  Dokumentierte Information

a) Dokumentierte Informationen werden vorrangig in elektronischer Form als QM-Handbuch auf der Festplatte des Praxiscomputers an der Anmeldung bereitgehalten.

b) Dokumente (Nachweisblätter), die in gedruckter Form vorliegen müssen, werden in Ordnern aufbewahrt.

Mitgeltende Unterlagen[Bearbeiten]

  • 422.0 Arbeitsanweisung “Erstellen von Dokumenten“
  • 410.1 Checkliste "Wechselwirkung der Prozesse"
  • 824.4 Checkliste "Aufbewahrungsfristen"
  • usw.