Kapitel 7 Unterstützung (Ressourcen, Kommunikation, Dokumentation)

Aus QM für Zahnärzte
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7.1 Ressourcen[Bearbeiten]

7.1.1 	Allgemein

Unsere Zahnarztpraxis bestimmt und stellt die Ressourcen bereit, die für die Entwicklung, Implementierung, Wartung und kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems benötigt werden. Unsere Zahnarztpraxis berücksichtigt:

a) die Möglichkeiten und Einschränkungen bestehender interner Ressourcen;

b) Was muss von externen Anbietern eingeholt werden? (Checkliste "Organisationsdiagramm")

7.1.2 	Menschen

Unsere Zahnarztpraxis bestimmt die Personen, die für die effektive Umsetzung seines Qualitätsmanagementsystems und für den Betrieb und die Kontrolle seiner Prozesse notwendig sind (Checkliste "Zuständigkeiten", Checkliste “Organisationsdiagramm-Hygiene“, Checkliste „Aufbereitungs- und Freigabeberechtigung“).

7.1.3 	Infrastruktur

Unsere Zahnarztpraxis bestimmt und unterhält die Infrastruktur, die für den Betrieb seiner Prozesse und die Erreichung der Konformität von Produkten und Dienstleistungen erforderlich ist.

Dies bezieht sich auf:

a) Gebäude und zugehörige Versorgungseinrichtungen;

b) Ausrüstung, einschließlich Hardware und Software;

c) Transportressourcen: Werden von den externen Partnern übernommen.

d) Informations- und Kommunikationstechnologie.

7.1.4 	Umgebung für den Betrieb von Prozessen

Unsere Zahnarztpraxis legt die Umgebung fest, die für den Betrieb seiner Prozesse und um die Konformität von Produkten und Dienstleistungen zu erreichen, erforderlich ist , stellt sie bereit und erhält sie aufrecht. Die Räumlichkeiten entsprechen der Betriebstättenverordnung.

ANMERKUNG:

a) sozial: Es steht ein geeigneter Sozialraum mit Küchenecke zur Verfügung

b) psychologisch: Gemäß dem Arbeitszeitgesetz stehen ausreichend Pausen zur Verfügung, werden arbeitsfreie Wochenenden und adäquate Ruhephasen nach Nachtarbeit gewährleistet.

c) physikalische: Die Arbeitsbedingungen (Temperatur, Licht, Luft) entsprechen der Arbeitsstättenverordnung.

7.1.5 	Überwachung und Messung von Ressourcen
 7.1.5.1 	Allgemein

Unsere Zahnarztpraxis legt die Ressourcen, die benötigt werden, um adäquate und zuverlässige Ergebnissezu zu erzielen, wenn Überwachung oder Messung zur Überprüfung der Konformität von Produkten und Dienstleistungen bezügl. deren Anforderungen verwendet wird, fest und stellt sie zur Verfügung.

Unsere Zahnarztpraxis stellt sicher, dass die bereitgestellten Ressourcen:

a) für die spezifische Art der Überwachung und Messung geeignet sind; b) aufrechterhalten werden, um ihre fortdauernde Eignung für ihren Zweck sicherzustellen.

Unsere Zahnarztpraxis hält geeignete dokumentierte Informationen als Beweis für die Eignung als Mittel für Überwachung und Messung von Ressourcen bereit.

 7.1.5.2 	Rückverfolgbarkeit (Rekapitulierbarkeit) der Messung

Wenn die Rückverfolgbarkeit der Messung eine Voraussetzung ist oder von der Organisation als wesentlich zur Gewährleistung des Vertrauens in die Gültigkeit von Messergebnissen angesehen wird, müssen Messgeräte

a) in bestimmten Abstanden oder vor der Anwendung gegen Messstandards verifiziert oder kalibriert werden, die auf internationale oder nationale Messstandards zurückzuführen sind. Wenn ein solcher Standard nicht vorliegt, muss die Grundlage für die Kalibrierung oder Verifizierung als dokumentierte Information aufbewahrt werden,

b) gekennzeichnet werden, um deren Kalibrierstatus bestimmen zu konnen;

c) vor Einstellungsänderungen, Beschädigung oder Wertminderung, welche den Kalibrierstatus und demzufolge die Messergebnisse ungültig machen würden, geschützt sein.

Die Organisation soll feststellen, ob die Gültigkeit früherer Messergebnisse nachteilig war, wenn Messgeräte für ihren vorgesehenen Zweck ungeeignet sind und soll gegebenenfalls geeignete Maßnahmen ergreifen.

Ausschluss: Da dies kaum realisierbar ist, verzichtet unsere Zahnartztpraxis auf die Anwendung von Methoden, die eine Messvorrichtung haben (Endometrie)!

7.1.6 	Organisationswissen

Unsere Zahnartztpraxis bestimmt das Wissen, das für den Betrieb ihrer Prozesse und das Erreichung der Konformität von Produkten und Dienstleistungen notwendig ist. Dieses Wissen soll erhalten und im erforderlichen Umfang verfügbar gemacht werden. Bei sich ändernden Bedürfnissen und Trends soll die Organisation ihr aktuelles Wissen berücksichtigen und ermitteln, wie Sie das erforderliche zusätzliche Wissen und die erforderlichen Aktualisierungen erwerben oder darauf zugreifen kann.

Hierzu dienen die Checkliste "Bildungs- und Befugnismatrix“ und Checkliste “Mitarbeitergespräch“ der entspr. Mitarbeiterin sowie Checkliste "Auditbericht intern" und Checkliste “Teambesprechung“.

7.2 Kompetenz[Bearbeiten]

Auf der Grundlage der Checkliste "Bildungs- und Befugnismatrix“ kann unsere Zahnarztpraxis:

a) die notwendige Kompetenz der Person(en) bestimmen, die Arbeiten unter ihrer Kontrolle durchführen, welche die Leistung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems beeinflussen;

b) sicherstellen, dass diese Personen auf der Grundlage einer angemessenen Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind;

c) gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen, um die erforderliche Kompetenz zu erwerben und die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen bewerten;

d) geeignete dokumentierte Informationen als Nachweis der Kompetenz aufbewahren.

HINWEIS Zu den anwendbaren Maßnahmen können beispielsweise die Bereitstellung von Schulungen, die Betreuung oder die Neuzuweisung gehören von derzeit beschäftigten Personen; oder die Einstellung oder den Vertrag von kompetenten Personen.

7.3 Bewusstsein[Bearbeiten]

Unsere Zahnarztpraxis stellt sicher, dass Personen, die Arbeiten unter der Kontrolle der Organisation ausführen, folgendes kennen:

a) die Qualitätspolitik;

b) relevante Qualitätsziele;

c) ihren Beitrag zur Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems einschließlich der Vorteile von verbesserter Leistung;

d) die Folgen der Nichteinhaltung der Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems.

7.4 Kommunikation[Bearbeiten]

Die Organisation bestimmt die für das Qualitätmanagementsystem relevanten internen und externen Kommunikationen, einschließlich:

a) worüber es kommunizieren wird;

b) wann zu kommunizieren ist;

c) mit wem zu kommunizieren ist;

d) wie man kommuniziert;

e) wer kommuniziert.

SIEHE: Prozessbeschreibung "Interne Kommunikation", Arbeitsanweisung „Kommunikation mit Dentallabor“ und Checkliste "Implantat-Laborzettel"

7.5 Dokumentierte Information[Bearbeiten]

7.5.1 	Allgemeines

Das Qualitätsmanagementsystem unserer Zahnarztpraxis umfasst folgendes:

a) dokumentierte Informationen, die von dieser Internationalen Norm gefordert werden;

b) dokumentierte Informationen, die von der Organisation als für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems notwendig bestimmt wurden.


7.5.2 	Erstellen und Aktualisieren

Bei der Erstellung und Aktualisierung von dokumentierten Informationen stellt unsere Zahnarztpraxis sicher:

a) Identifikation und Beschreibung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer);

b) Format (z. B. Sprache, Softwareversion, Grafik) und Medien (z. B. Papier, elektronisch);

c) Überprüfung und Genehmigung für Eignung und Angemessenheit.

ANMERKUNG: Die Punkte a) und c) werden durch die Kopf- und Fußzeile der Dokumente gewährleistet (sie Vorlage).

ANMERKUNG Punkt b): Die Dokumente werden in der Regel in elektronischer Form als einfache Textdokumente (ODT- oder DOC-Datei) im Computer der Praxis an der Anmeldung zur Verfügung gestellt. Auslagepflichtige Dokumente werden ausgedruckt und in Ordnern am Ort der Anwendung (z. B. Aufbereitungsraum) aufbewahrt.

7.5.3 	Kontrolle der dokumentierten Information
 7.5.3.1 	Dokumentierte Information, die vom Qualitätsmanagementsystem und 

von dieser Internationalen Norm vorgeschrieben werden, müssen kontrolliert werden, um folgendes sicherzustellen:

a) sie ist verfügbar und geeignet für den Einsatz, wo und wann sie benötigt wird;

b) sie ist ausreichend geschützt (z. B. vor Verlust der Vertraulichkeit, falscher Verwendung oder Verlust der Integrität).

ANMERKUNG zu a): Die Dokumente werden jährlich kontrolliert.

ANMERKUNG zu b): Der Computer ist mit Passwort geschützt.

 7.5.3.2 	Für die Kontrolle dokumentierter Information berücksichtigt unsere Zahnarztpraxis:

a) Verteilung, Zugriff, Abruf und Nutzung: Zugänglich für jede Mitarbeiterin.

b) Lagerung und Erhalt einschließlich Bewahrung der Lesbarkeit: Datensicherung.

c) Kontrolle von Änderungen (z. B. Versionskontrolle): Revisionsstand in Kopfzeile.

d) Aufbewahrung und Anordnung: Es gibt zwei Inhaltsverzeichnisse

  • Nach Funktionen
  • Nach Arbeitsbereich

Dokumentierte Information von externer Herkunft, die von der Organisation als notwendig für die Planung und den Betrieb des Qualitätsmanagementsystems festgelegt wurden, muss entsprechend gekennzeichnet und kontrolliert werden. Dokumentierte Information, die als Konformitätsnachweis aufbewahrt wird, muss vor unbeabsichtigter Veränderung geschützt werden (Zugriffsberechtigung).

HINWEIS Zugriff kann eine Entscheidung über die Berechtigung zum ausschließlichen Anzeigen der dokumentierten Information beinhalten oder die Erlaubnis und Berechtigung, die dokumentierte Information anzuzeigen und zu ändern.

Mitgeltende Unterlagen[Bearbeiten]

  • Prozessbeschreibung "Interne Kommunikation"
  • Arbeitsanweisung „Kommunikation mit Dentallabor“
  • Checkliste "Organisationsdiagramm"
  • Checkliste "Zuständigkeiten"
  • Checkliste “Organisationsdiagramm-Hygiene“
  • Checkliste „Aufbereitungs- und Freigabeberechtigung“
  • Checkliste "Bildungs- und Befugnismatrix“
  • Checkliste "Implantat-Laborzettel"